部门正式行文是机构对外办事时所发文件的称谓。它必须遵循行文规则。行文规则,就是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。
各级行政机关的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。隶属关系前面已有说明。而职权范围,是指机关单位的职责和权力范围。“条条”一般不对“块块”(块块,是指各级人民政府)发指挥性公文,但可在业务管辖范围内向下行文。如,省政府各工作部门,如商业厅、高教厅等,不对各市、县政府发指挥性公文,但可以根据省政府的授权和有关规定,答复各地请示省政府的有关业务问题。属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
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