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1、资料软件：现在的资料员都有相应的工作软件，软件提供了所有的资料表格。所以第一步就是掌握建筑工作技术资料软件的使用。我用的是恒智天成。软件自带有使用教程，一般学习一天就能掌握。俗话说的好“磨刀不误砍柴工”，资料软件就是资料员手里的工具。只有熟练使用才能的心应手。
2、资料内容： 也就是做什么。 施工资料包括建筑资料和安全资料，建筑资料我们做的主要是分部、分项工程。我们单位有资料方面的书，我推荐《建筑工程施工质量验收规范》、《河北资料表格填写范例》、《建筑工程技术资料编写指南》。做资料不读书是不行的，活到老学到老。一共有九个分部，我只上传了建筑电气分部。这九个分部都要烂熟于心。每个分部有包括若干子分部，子分部就包括多个分项。 技术交底一般有经验的工长就自己写了，水平一般的工长就让资料员做了。开工前会有图纸会审，我们整理会审的内容。
3、开工后的施工资料： 资料做的最多的是检验批，资料与施工进度同步。做好的资料送监理签字盖章，才可以进行施工。
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4、做资料一定要懂施工知识： 资料员要经常深入工地，了解工程进度。什么时候绑扎钢筋，什么时候安装模板，什么时候浇筑混凝土。资料上的时间要和施工时间一致。如果不清楚，可以查看工长的施工日志。当然不是所有的工长都记施工日志，水平也千差万别。也可以看监理施工日志。资料可以一层一报验。签好日期、人名、该章，就给监理送过去。资料提前做好，把留给监理的和要自己拿回来的分开，后期会减少不少的麻烦。当然也有的监理工程竣工的时候由于工期太长，把资料弄丢，赖账的。那就只好认倒霉了。
5、监理经常会下一下监理通知，回复工作就由资料员来干了。一定要针对他提出的问题结合现场的施工情况进行回复，闭门造车是行不通的。不懂的地方要向监理和工长请教。
6、主体封顶的时候会有个竣工验收。验收内容是资料员读竣工内容，监理读监理的内容。质监站人负责验收情况的检查。会到楼里面转转。挑挑毛病。
7、资料要送质监站验收，看过了再送档案馆验收。这两个地方要有熟人，好办事。
8、基础结构验收和主体结构验收。工程做完基础后，有一个基础结构验收工作。主体完工后会有主体验收。