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报表定义就是对会计报表的格式和数据来源的设定过程。会计报表的格式 多种多样，除会计制度规定的报表种类资产负债表、损益表、现金流量表 以外，各行业、各企业还可能根据国家不同的管理机构和本企业的需要设置其 他报表，如管理费用表、主要产品成本表、流动资产表、应交增值税明细表、 工资计算表、制造成本表等等。
在通用会计软件中，报表系统只是为用户提供 了自定义空白格式的功能，系统生成报表时，只能按用户定义的格式生成。报表的数据是按会计制度的规定，对已输人的会计信息进行加工、整理、 汇总、计算出来的。各报表的各个空白位置的数据，是依据设定的取数公式而 形成的。
数据的来源主要有以下几个方面:
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—从账中取数从某账户中取某一时期或某一会计期间的某项数据。如通过科目代码，确 定获取某一账户的余额，借方累计发生额或贷方累计发生额等；或者从几个账 户中取数，进行会计汇总，填人报表中的某一行某一列中，如资产负债表中 存货来源于材料采购、原材料、包装物、低值易耗品、材料成 本差异、委托加工材料、自制半成品、产成品、分期收款发出商品、生 产成本等科目的期末借贷方余额相抵后的差额填列。
二从报表中取数从报表中取数是指从已形成的当前报表或其他报表中获取数据填人某行某 列中，如合计栏是由以上的栏目数据汇总加计；资产负债表的本年利润可 以从损益表中获取。
三手工输入数计算机尚未联网时，下属单位已有报表，为了汇总或分析，需要将下属单 位的报表中数据录入计算机中，所以要手工输入。