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对个人作用：由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作服务对于个人来说，无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险，还是入党团以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。
对企业作用：现代企业为了尽可能了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。
对工作作用：在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题以及因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查，而这些事情都要用到档案。
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