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第一步，选中需要添加意见的幻灯片，点击“插入”，在下拉菜单中选择“批注”，进入批注编辑状态。
第二步，输入批注内容。
第三步，当使用者将鼠标指向批注标识时，批注内容即刻显示了出来，但是批注内容不会在放映过程中显示出来。
第四步，右击批注标识，利用弹出的放映过程中显示出来。
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第四步，右击批注标识，利用弹出的快捷菜单，可以对批注进行编辑批注、复制文字、插入批注、删除批注等相应的编辑处理。
PPT批注的作用：审查他人的演示文稿时，可以利用批注功能提出自己的修改意见。它也可以很好的显示作者的意图，便于使用者很好的理解。