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公文中心主题词的作用，主要是服务档案管理和信息查询的需要。根据国家公文处理条例，现在已经取消了主题词的要求。
公文主题词，是为了给计算机进行公文信息处理(存贮和检索公文)提供标识。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注;如是下发公文，还得使用自身的主题词表。根据《党政机关公文处理条例》，主题词已取消，2012年7月1日起执行。
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公文主题词是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。公文主题词在应用文写作、公文写作等领域都非常重要。中共中央办公厅、国务院办公厅曾于1997年发布了《国务院公文主题词表》，是我国目前公文主题词方面的规范。