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了解委托方意向 如果事先了解委托方的意向，在办公室设计过程中就不会走弯路。了解是多方面的，主要包括以下几点。(1)充分了解用户的工作性质。不同的单位，由于业务性质不同，对办公空间会有不同的使用要求。如房产公司需要较好的展示与洽谈大厅，而银行则需要设有豪华的门面、气派的大厅和牢固安全的营业柜台，而一些贸易或技术服务的公司，则常把客户接待室和业务室看得同样重要。另外，不同的单位还会有不同的资料存储方式和工作方式。对于这些情况，应做好详细的记录，以缩小理解与实际要求的距离。(2)了解委托方预计投资和项目完成期限。任何设计项目都受到资金投入的制约，办公室设计应根据资金的情况准确定位。在知道委托方的预计投入后，设计者可对办公室装修的档次和大概用料作设想，以缩小双方理解和想象的差距。委托方从经营和效益的角度考虑，通常会严格：控制项目设计及施工的期限，设计者应合理计划，和安排设计和工程进度，在可能情况下应尊重委托方对工期要求的意见。(3)了解委托方审美倾向。因为办公室设计最终是为委托方服务的，所以与委托方交谈的过程，既是了解其审美情趣的过程，同时也是因势利导、发挥办公室设计者想象力和说服力、影响和提高委托方审美的过程。
了解机构职能 设计者还应了解办公空间使用方的机构整体运作方式和实现其职能的过程，了解机构内部各部门的组织结构、具体功能、分工及配合关系。这是办公空间的整体规划和功能空间布局的依据。
工场地勘测 办公室设计者应亲临工场地进行现场勘测，了解地理、建筑环境和各个空间的形态和衔接关系。建筑图与工地不但在尺寸方面会有差距，就是再详尽的建筑图也难以把各种梁柱和排污等设标的清清楚楚，而了解这却是办公室设计的先决条件。另外，还应仔细考察建筑的结构，考虑将来装修结构的固定和连接方式。
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制定设计计划 经过与委托方沟通取得共识后，可接受任何委托书，合同，制定办公室设计进度安排，确定收费标准和方法等内容。