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个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。而且，随着人事服务工作的发展，个人档案的作用会越来越重要。
个人档案有六大功能：
一、保留个人原有干部身份。
二、办理工作调动时需要个人档案。
三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份。
四、办理个人退休手续时，要查看档案记录。
五、专业职称晋升的参考依据。
六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案。
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毕业2年的大学生，档案还存放在学校，按照政策，学校只代为保管2年，超过2年未落实工作单位，学校会将档案发回原户籍所在地公共就业和人才服务机构保管。注：（人事档案不允许个人保存的）档案打回原籍过程中容易丢失。