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在排版很长的论文时，如果一级，二级...标题，正文逐个设置格式将会耗费大量的时间，下面我就展示怎么用格式刷这一工具快速的给文章排版。
随意打开一个排版混乱的Word文档。
选中你所要排版的文字，例如设置“钦州港物流产业大发展的优良条件”为一级标题，字体为宋体，小二。
这一步就是利用格式刷这一功能快速的对文档中所有的一级标题进行排版，选中第二步设置的标题格式“钦州港物流产业大发展的优良条件”，然后点击格式刷，然后再选中你所需要刷的一级标题，这样就默认了你刷过后的标题和先前排版的格式一样。
接下来可以利用格式刷来排版二级标题，步奏和前面的一级标题一样。选中需排版的2级标题，然后设置它的字体和字号。再用这一格式去刷文档的所有二级标题。
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单击格式刷时，格式刷只能刷一次，如果想同时对很多的同一标题进行排版时，可以双击格式刷，这时可以不用重复点击格式刷而去刷所有的文档，想取消时则再次打击格式刷。
正文的排版也是一样，可以先选中一部分按照格式进行设置，然后用格式刷来快速的完成整个文档的排版。